Il y a le fatidique "cordialement", l’amical "bien à vous", le poli "à dispo" ou encore le très conventionnel "mes sincères salutations"... Pour conclure un mail professionnel, il existe des tas de formules toutes faites, dont le sens nous échappe un peu parfois. Souvent, même.
Pourtant, comme nous l’explique Sylvie Azoulay-Bismuth, formatrice en communication écrite et orale et autrice de Être un pro de l’e-mail (Ed. Eyrolles, 2018), "les formules de sortie ou de conclusion font partie des éléments-clés dans la construction d’un mail professionnel". L’experte insiste sur le fait que ces formules sont même "la dernière chance d’attirer l'œil du destinataire de l’e-mail".
Pourquoi les formules de conclusion d'un mail sont-elles importantes ?
Ce n’est une surprise pour personne, on a tendance à lire les mails très rapidement et en diagonale. Alors, comme pour le désormais suranné "J’espère que vous allez bien"qui débute la grande majorité des e-mails aujourd’hui, le fait d’utiliser des formules de sorties pré-fabriquées dessert complètement le courrier.
"En utilisant ces formules toutes faites, sans véritable intention derrière, l’auteur.e de l’e-mail ne pourra pas accrocher l’attention du destinataire. Le risque majeur, c’est que celui-ci survole le courrier, puis l’oublie aussitôt", analyse Sylvie Azoulay-Bismuth.
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Notre experte ajoute que ces remarques concernent à la fois les formules de sorties (cordialement et autres) mais aussi la phrase qui les précède, qu’on appelle "formule de conclusion". De la même manière, celles-ci sont devenues quasi-automatiques allant du "je reste disponible pour" à "je vous remercie par avance". Si là encore, ces formules sont généralement utilisées par déférence envers le destinataire du courrier, elles ne sont plus vraiment lues et ont donc perdu leur utilité première.
"Cela ne veut pas dire qu’il faut les oublier, bien au contraire, il faut réinvestir ces formules pour leur redonner de la substance", explique Sylvie Azoulay-Bismuth.
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L’experte en communication rappelle qu’il ne faut jamais user de ces formules pour "remplir un vide", car cela se ressent à la lecture. "Ces phrases de conclusions, avant la formule de sortie donc, ont plusieurs utilités. La première, c’est de faire le lien entre la fin du texte et la formule de politesse finale. Ensuite, c’est donc le moyen de recapter l’attention de son interlocuteur, et de réaffirmer sa motivation pour une candidature ou son engagement dans le projet en cours, etc".
L’efficacité : c’est le maître-mot qui doit conditionner en premier lieu le choix de ces formules. Avant de choisir par défaut une formule toute faite, élimée par trop d’utilisation, on se demande ‘quelle est mon intention ?’, ‘qu’est-ce que je veux avec cet e-mail ?’.
Évidemment, on peut ajuster son vocabulaire au degré de connaissance qu’on a avec le destinataire du mail. "On n’utilise pas les mêmes termes, que ce soit en conclusion ou en sortie, lors du premier courrier ou après des mois d’échanges", affirme Sylvie Azoulay-Bismuth. "Quand on commence à connaître la personne, on peut mieux s’adapter au contexte", ajoute-t-elle.
Quoiqu’il en soit, il faut se dire que des formules de sortie et de conclusion adaptées laisseront le lecteur du courrier "dans un bon état" comme aime le rappeler notre experte. Ainsi, il ou elle sera plus prompt.e à répondre tout de suite ou à ouvrir la pièce jointe par exemple.
À dispo, belle journée : les expressions à bannir
Évidemment, que ce soit pour les formules de conclusions ou de sortie, il y en a des plus gênantes que d’autres.
- "Je reste à votre disposition"
Commençons par le fameux "à dispo" ou "je reste à votre disposition". Cette formule de conclusion pose différents problèmes. D’abord, comme le souligne notre experte en communication, le verbe "rester" est extrêmement passif et n’appelle pas vraiment de réponse, ce qui coupe la dynamique de l’échange. "Ce sont des expressions vides de sens. On n’est jamais vraiment "à dispo" de qui que ce soit", assène-t-elle.
Il sera alors nettement préférable de le remplacer par "Je suis à votre écoute pour …"et de donner un but comme "fixer une date" par exemple.
- Belle journée
Voici une expression de sortie qui hérisse quelque peu Sylvie Azoulay-Bismuth. "Comment présager de la qualité de la journée de la personne en face ?", questionne-t-elle, avant de souligner que cette formule de sortie a un je-ne-sais-quoi d’hypocrite. Préférez donc le simple "bonne journée".
Et quitte à assouplir le formalisme d’un e-mail, pourquoi ne pas choisir le "bien à vous", qui même s’il est utilisé par de nombreuses personnes, reste acceptable.
- Cordialement
Dans la famille des expressions galvaudées, le "cordialement" fait office de référence. Aujourd’hui, il tend à être considéré comme un au revoir un peu froid, distant. Or sémantiquement, il signifie "qui vient du coeur". "Madame de Sévigné l’utilisait pour signer ses courriers amoureux", rappelle notre experte, qui déplore que dorénavant il soit utilisé dans un cadre très protocolaire. "C’est totalement incohérent de terminer son mail sec par un cordialement, il y a une dissonance sémantique", expose-t-elle.
Comment faire pour conclure un mail sec alors ? "J’utilise personnellement le "Salutations distinguées" qui met une distance directement. C’est presque devenu un code pour dire "ce mail n’est pas amical"", sourit Sylvie Azoulay-Bismuth.
À l’inverse, pour conclure un mail poliment - sans utiliser le galvaudé "cordialement" donc - notre experte propose "bien sincèrement" ou encore "sincères salutations". "Évidemment, il faut bien sûr être sincère. C’est là la clé pour écrire et conclure efficacement un e-mail".
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Title: Les formules de conclusion d'un mail professionnel Source: www.cadremploi.fr Snippet: Les formules de conclusion d'un mail professionnel sont importantes car elles sont la dernière chance d'attirer l'attention du destinataire. Utiliser des formules toutes faites sans véritable intention peut faire en sorte que le destinataire survole le courrier et l'oublie aussitôt. Il est essentiel de réinvestir ces formules pour leur redonner de la substance et de l'efficacité.
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Title: Comment conclure un mail professionnel ? Source: www.blogdumoderateur.com Snippet: Les formules de conclusion d'un mail professionnel sont essentielles pour faire le lien entre la fin du texte et la formule de politesse finale. Elles permettent de recapter l'attention de l'interlocuteur et de réaffirmer sa motivation pour une candidature ou son engagement dans un projet. Il est important de choisir des formules adaptées en fonction du degré de connaissance avec le destinataire.
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Title: Les formules de conclusion à éviter dans un mail professionnel Source: www.journaldunet.com Snippet: Certaines formules de conclusion dans un mail professionnel sont à éviter car elles peuvent être perçues comme vides de sens ou hypocrites. Par exemple, l'expression "à dispo" ou "je reste à votre disposition" est considérée comme passive et ne favorise pas une réponse dynamique. Il est préférable d'utiliser des formules plus engageantes et spécifiques, telles que "Je suis à votre écoute pour fixer une date".
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Title: Les formules de conclusion à privilégier dans un mail professionnel Source: www.journaldunet.com Snippet: Pour conclure un mail professionnel de manière efficace, il est recommandé d'utiliser des formules adaptées. Par exemple, au lieu de "cordialement", qui peut sembler froid, on peut opter pour des expressions telles que "salutations distinguées" pour un ton plus formel, ou "bien sincèrement" pour un ton poli et chaleureux. L'important est d'être sincère dans sa conclusion et de choisir une formule en accord avec le contexte et la relation avec le destinataire.
Based on the search results, it is clear that the article discusses the importance of using appropriate and meaningful conclusion formulas in professional emails. The author emphasizes that these formulas are the last chance to capture the recipient's attention and should not be used as generic phrases without genuine intention. The article also suggests avoiding certain expressions, such as "à dispo" or "je reste à votre disposition," which are considered passive and lacking engagement. Instead, it is recommended to use more specific and engaging formulas, such as "Je suis à votre écoute pour fixer une date." Additionally, the article mentions that the choice of conclusion formula should be based on the level of familiarity with the recipient and the desired tone of the email. Some examples of suitable formulas include "salutations distinguées" for a formal tone and "bien sincèrement" for a polite and warm tone. The key is to be sincere and choose a formula that aligns with the context and relationship with the recipient.
